Waarom iDocxDMS?

Document management - dms - documentbeheer

Met iDocxDMS™ kunnen documenten (inkomende en uitgaande) gedurende de hele levenscyclus worden beheerd. In iDocxDMS™ worden daarbij de volgende levensfasen onderscheiden:

• Documentcreatie en scanning,
• Opslag en classificering,
• Verwerking (goedkeuren, redactie, verwerken),
• Aflevering (afdrukken, emailen, PDF),
• Archivering.
  

Documentcreatie
iDocLogicx™, de basis van iDocxDMS™, is een platform voor onder meer huisstijlautomatisering. Met iDocLogicx™ kunt u uw documenten voorzien van invulschermen, berekeningen, integratie met databases en intelligentie (condities).

Scanning
iDocxDMS™ heeft zelf geen scan- of OCR functies, maar kan wel samenwerken met de meeste populaire scanoplossingen.

Opslag en classificering
Nadat een document is samengesteld of ingescand, kan het met de check-in functie worden vastgelegd in iDocxDMS™. Belangrijke basisgegevens, zoals de geadresseerde, datum, referentie en het onderwerp worden samen met het fysieke bestand opgeslagen in iDocxDMS™.
Documenten worden primair georganiseerd in een mappenstructuur, vergelijkbaar met de Windows Verkenner. Met behulp van meta tags kan een document vervolgens verder worden geclassificeerd.
Opslag en classificering kunnen volledig worden geautomatiseerd aan de hand van automatische indexering. Basisgegevens als het onderwerp, referentie en datum kunnen automatisch uit een document worden opgehaald en ingevoerd in iDocxDMS™.
Het aantal handelingen dat een eindgebruiker moet uitvoeren om een document in te checken wordt zo tot een minimum beperkt. De vindbaarheid achteraf is gegarandeerd.

Distributie en werkprocessen
Zodra een document is ingechecked, kan de gebruiker een werkprofiel toekennen. Met een werkprofiel worden de routering en aflevering van een document geautomatiseerd.

Logboek, historie
Er wordt tijdens de uitvoering van een werkproces een logboek bijgehouden. Elke goedkeuring, afkeuring en versiewijziging wordt met datum, tijd en gebruiker geregistreerd. Achteraf kan dus precies worden vastgesteld wie, wanneer, welk document heeft bewerkt of goed/afgekeurd. De aflevering wordt ook in het logboek opgenomen.

Archivering
Zodra een document niet meer actueel is, kan het worden overgedragen aan het archief. Dit kan worden geautomatiseerd met werkprocessen, maar kan ook handmatig of per selectie worden uitgevoerd.

Home document management, sjablonen
iDocxDMS, oplossing voor documentbeheer, document management, dms, archief