Waarom een document management systeem?

Document management - dms - documentbeheer

Documenten zijn, na uw collega’s en medewerkers, uw belangrijkste bron van informatie. Meer dan 90% van de zakelijke communicatie tussen u, uw collega’s, leveranciers, klanten en overheden ligt besloten in documenten.

Efficiënter en goedkoper werken met documentbeheer

De meest voor de hand liggende reden voor de aanschaf van een Document Management Systeem (DMS) is de algehele verhoging van efficiency en productiviteit. Een DMS biedt uiteenlopende functies die uw bedrijfsprocessen kunnen ondersteunen, versnellen en verbeteren.
Een DMS helpt u om uw documentstromen beter te organiseren, de communicatiestandaard te verhogen, werkprocessen te stroomlijnen en, vooral, om kosten te besparen.

Gestructureerd werken

Helaas is het zo, dat voor de meeste organisaties nog geldt dat documenten centraal op een file server worden opgeslagen. Vaak per afdeling, gecategoriseerd in folders, naar klant, jaar, personeelsnummer of dossier. Documenten worden soms ook door medewerkers zelf beheerd, bijvoorbeeld op de lokale harde schijf of een USB-stick.
Verlaat een medewerker het bedrijf, dan verdwijnt vaak ook een fors deel van zijn of haar documenten. En voor zover bewaard gebleven, maakt het ontbreken van een register de documenten vrijwel ontoegankelijk voor buitenstaanders. Waardevolle kennis gaat zo verloren.

Document versiebeheer

Voor zover een organisatie de opslag en classificering van documenten geregeld heeft, vindt dit meestal plaats in een folderstructuur op de file server.
Het ‘plat’ opslaan van documenten op een file server biedt echter geen enkele betrouwbaarheid. Een document waaraan u gisteren werkte kan inmiddels wel door een collega zijn gekopiëerd, thuis verder zijn bewerkt en overschreven. U zult het niet weten, tenzij u het document van uw collega tot in detail vergelijkt met uw versie.
Een DMS voorkomt dit soort situaties, onder meer door versiebeheer, check-in/check-out functies en integrale beveiliging.

Eenduidigheid, huisstijl

Documenten worden door vrijwel alle medewerkers in een organisatie aangemaakt en worden verspreid binnen en buiten het bedrijf. Iedere medewerker heeft wel een versie van Microsoft® Word tot zijn of haar beschikking en creëert+verstuurt dagelijks documenten.
Het samenstellen van documenten vraagt veel tijd van uw medewerkers en kost uw organisatie dus veel geld.
Met een DMS kan de creatie van documenten, alsmede de toepassing van de huisstijl volledig worden geautomatiseerd. Een consistente documentopmaak en uitstraling zijn het resultaat en er zal veel arbeidstijd worden gewonnen.

Beveiliging

Wilt u uw documenten gestructureerd opslaan, delen met collega’s én beveiligen? Dan hebt u daar op een file server een behoorlijke klus aan! Rechten moeten per folder, per bestand, per afdeling of per groep worden ingesteld en onderhouden. Er moet onnodig een beroep worden gedaan op systeembeheer om hierbij te assisteren.
Met een DMS is dit niet nodig. Een DMS zorgt voor de beveiligde opslag van documenten in een eigen repository. Documenten worden vervolgens (beveiligd-) ontsloten via een zogenaamde Delivery Agent. Zie ook de afbeelding op de volgende pagina.

Werkprocessen

De levenscyclus van een document bestaat uit schrijven, redactioneren, goedkeuren, afleveren, classificeren en archiveren. Een DMS kan de levenscyclus van een document automatiseren. Van creatie tot archivering.
Routering (goedkeuren en redactie) en aflevering kunnen automatisch worden gestuurd met behulp van werkprocessen.
Dit zal ertoe leiden dat het afhandelen van documenten veel minder tijd van uw medewerkers vraagt en er zullen bovendien minder snel fouten worden gemaakt.

Historie (proofing), traceability

In een normale “file server” omgeving is het onmogelijk na te gaan wat er allemaal met een document is gebeurd, wie het heeft gelezen, wanneer het is goedgekeurd of aan wie het is afgeleverd.
Een DMS houdt gedetailleerd bij wie, wanneer, wat, met welk document heeft gedaan.

Zoeken

Hebt u weleens een document moeten zoeken waarvan u nog wel de inhoud, maar niet de bestandsnaam kende? Juist. Kantoormedewerkers verliezen soms tot wel 40% van hun productieve tijd aan het zoeken naar documenten.
In een DMS kan er op meer dan een bestandsnaam worden gezocht. Bijvoorbeeld op datum, onderwerp, aan/van, auteur, kenmerken (metadata; bijvoorbeeld dossiernummer of project), enz. En dan niet alleen in uw eigen documenten, maar óók in die van uw collega’s en het archief.

Home document management, sjablonen, dsp
iDocxDMS, oplossing voor documentenbeheer, dms, document opslag, documenten opslag.
Document beheer systeem, document beheer systemen, document management systeem, system, systemen.